Rizal Afif Kurniawan.
CILACAP, INFO_PAS - Lapas Karanganyar menggelar kegiatan pengawasan dan pembinaan tata kelola kearsipan yang diikuti oleh pejabat struktural dan staf lapas. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa tata kelola arsip di Lapas Karanganyar berjalan sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku, baik untuk arsip fisik maupun arsip digital, Selasa (15/10/24).
Kegiatan ini dipimpin oleh Arsiparis Ahli Madya, Bapak Alkana Yudha, yang memberikan arahan langsung kepada seluruh peserta terkait pentingnya manajemen arsip yang efektif dan efisien. Selama pelaksanaan pengawasan, tim yang dipimpin oleh Bapak Alkana Yudha melakukan inspeksi terhadap beberapa aspek kearsipan. Beberapa poin penting yang menjadi perhatian dalam pengawasan ini meliputi ruang arsip, spesifikasi arsip, serta fasilitas pendukung kearsipan. Ruang arsip diperiksa untuk memastikan bahwa penyimpanan dokumen fisik dilakukan dengan baik dan sesuai standar, termasuk pengaturan suhu dan kelembaban yang ideal untuk menjaga ketahanan dokumen jangka panjang.
Selain pengelolaan arsip fisik, pembinaan juga diberikan mengenai tata kelola arsip digital. Bapak Alkana Yudha memaparkan penggunaan aplikasi Srikandi dan e-Arsip yang saat ini menjadi platform utama dalam pengelolaan arsip secara elektronik di lingkungan pemerintahan.
"Aplikasi Srikandi dan e-Arsip ini sangat membantu kita dalam mengelola arsip secara modern. Dengan aplikasi ini, semua arsip dapat terkelola dengan baik, rapi, dan mudah diakses kapan pun diperlukan, " ujar Bapak Alkana Yudha. Beliau menekankan pentingnya pemahaman dalam penggunaan aplikasi ini agar kearsipan digital di Lapas Karanganyar dapat berjalan optimal dan sesuai regulasi.
Selama kegiatan, Bapak Alkana Yudha juga memberikan beberapa saran dan kiat-kiat penting dalam mengelola arsip secara baik dan benar. Salah satu hal yang beliau tekankan adalah perlunya disiplin dalam pengelolaan arsip, baik dari segi klasifikasi, penyimpanan, hingga proses pemusnahan arsip yang sudah kadaluwarsa. "Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya tentang menyimpan dokumen, tetapi juga bagaimana kita bisa mengelola siklus hidup arsip dengan benar. Arsip yang tidak lagi diperlukan harus dimusnahkan sesuai prosedur, " tambahnya.
Kegiatan pengawasan dan pembinaan ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran dan keterampilan seluruh staf Lapas Karanganyar dalam mengelola arsip, sehingga seluruh proses dokumentasi di lapas tersebut berjalan lebih baik, teratur, dan memenuhi standar nasional. Dengan adanya tata kelola arsip yang baik, pelayanan publik yang lebih transparan dan akuntabel juga diharapkan dapat tercapai.
"Kita berharap bahwa dengan adanya pengawasan dan pembinaan ini, tata kelola arsip di Lapas Karanganyar semakin membaik. Arsip adalah bukti administrasi yang penting dan perlu dikelola dengan sangat hati-hati dan terstruktur, " tutup Bapak Alkana Yudha dalam sesi akhir kegiatan.
Candra Putra 
